Eine gut organisierte Tombola beginnt mit drei Grundentscheidungen: Welchen Anlass hat die Aktion, welches Ziel verfolgen Sie und ist die Teilnahme kostenlos oder bezahlt? Erst danach lassen sich Preise, Losmenge, Teilnahmeablauf und Ziehung sinnvoll festlegen. Ebenso wichtig sind die Gewinnerbenachrichtigung, klare Fristen und eine saubere Dokumentation.
Ob private Runde, Kindergarten- oder Vereinsaktion oder Firmenveranstaltung: Der Rahmen verändert, wie Sie Preise kalkulieren, wie transparent Sie kommunizieren und welche rechtliche Prüfung vorab nötig sein kann. Wer diese Punkte früh strukturiert, vermeidet später Diskussionen, Leerläufe am Stand oder unnötige Risiken. Weitere Planungstipps finden Sie im Ratgeber Spendenaktion organisieren.
Kostenlose Verlosung, Tombola oder Lotterie: die Einordnung zuerst klären
| Format |
Typische Merkmale |
Worauf Sie achten sollten |
| Kostenlose Verlosung |
Keine bezahlte Gewinnchance, Teilnahme etwa per Registrierung oder Einwurf. |
Teilnahmeweg, Ziehung und Bedingungen klar kommunizieren. |
| Bezahlte Tombola |
Loskauf oder vergleichbare Gegenleistung, Gewinner werden per Zufall ermittelt. |
Nicht nur die Bezeichnung zählt, sondern die tatsächliche Ausgestaltung. |
| Rechtlich relevante Lotterie |
Zufall plus wirtschaftliche Gegenleistung, etwa Lospreis, Pflichtspende, Startgeld oder gekoppelter Kauf. |
Auch geschlossene oder private Runden sind nicht automatisch unkritisch; die Einordnung sollte vorab geprüft werden. |
Ziel, Anlass und Zielgruppe vor dem Start festlegen
Wenn Sie eine Tombola organisieren, steuert der Zweck die gesamte Mechanik. Soll die Aktion Einnahmen bringen, Aufmerksamkeit erzeugen, Mitarbeitende einbinden, Mitglieder gewinnen oder einfach ein Fest auflockern? Davon hängen Lospreis, Gewinnstruktur, Kommunikationsstil und organisatorischer Aufwand direkt ab.
Auch Anlass und Zielgruppe machen einen Unterschied: Bei einer Firmenveranstaltung zählen oft schnelle Abläufe und eine klare Präsentation, bei einem Vereinsfest eher Transparenz über den Verwendungszweck, bei einer familiären Aktion vor allem Einfachheit. Legen Sie früh fest, wer verantwortlich ist, wie viele Helfer Sie brauchen und welches Budget für Preise, Verkauf und Abwicklung zur Verfügung steht. Teilnehmende sollten vorab mindestens Preis pro Los, Zweck der Aktion, Zeitpunkt der Ziehung und eventuelle Einlöse- oder Abholfristen kennen.
Preise, Sponsoren und Losmenge wirtschaftlich planen
- Planen Sie die Gewinne gestuft: viele kleinere Preise für eine gute Trefferquote und wenige sichtbare Hauptpreise als Zugpunkt.
- Nutzen Sie passende Beschaffungswege: Sachspenden, Sponsoring, eingekaufte Preise, selbstgemachte Gewinne, Beiträge aus dem Teilnehmerkreis oder vorhandene Bestände bei kleinen Aktionen.
- Leiten Sie Losmenge und Lospreis aus Ihren Gesamtkosten, dem gewünschten Erlös und der realistisch erwarteten Teilnehmerzahl ab. Reserve-Lose helfen, wenn die Nachfrage höher ausfällt als geplant.
- Bereiten Sie alle Gewinne praktisch vor: lagern, kennzeichnen, nummerieren und Bedingungen bei Gutscheinen oder Spenden klar festhalten.
Lose, Verkauf und Teilnahmeprozess sauber aufsetzen
Ob Sie fertige Lose kaufen oder selbst erstellen, entscheidend sind eindeutige Nummern und ein System, das Dopplungen ausschließt. Bei digitaler Teilnahme braucht es dieselbe Klarheit, etwa über Registrierungen oder Bestätigungen. Planen Sie außerdem Verkaufs- oder Ausgabestellen, Zahlungsabwicklung, Wechselgeld und den Einsatz Ihrer Helfer.
Kommunizieren Sie klar, wo Lose erhältlich sind, wann die Teilnahme endet und ob Mehrfachteilnahmen erlaubt sind. Gerade bei Messen und Events vereinfachen gut sichtbare Spenden- und Losboxen sowie geeignete Präsentationslösungen den Ablauf vor Ort. Details zu Varianten, Größen und Sicherheit finden Sie unter Infos zu Spenden- und Losboxen. Dafür werden häufig kundenspezifische Acryl- und Kunststofflösungen genutzt, wenn eine saubere und robuste Darstellung gefragt ist.
Ziehung, Gewinnausgabe und Nachbereitung nachvollziehbar organisieren
- Legen Sie vorab fest, wann gezogen wird, welche Lose oder Registrierungen gültig sind und ob Gewinner anwesend sein müssen.
- Führen Sie die Ziehung transparent durch, mit vollständiger Nummernliste oder sauberer digitaler Teilnahmebasis.
- Dokumentieren Sie die Gewinnermittlung und die Ausgabe der Preise, besonders wenn Übergabe oder Versand nicht sofort erfolgen.
- Definieren Sie Fristen für Benachrichtigung, Abholung und den Nachweis des Gewinnanspruchs.
- Erfassen Sie nach der Aktion verkaufte und eingelöste Lose, ausgegebene Gewinne und Restbestände für Nachkalkulation und spätere Wiederverwendung.
Wann eine Tombola genehmigungspflichtig werden kann
Eine Genehmigung kann insbesondere dann relevant werden, wenn die Gewinnchance bezahlt wird und der Gewinner per Zufall ermittelt wird. Dazu können je nach Ausgestaltung auch Pflichtspenden, Startgelder oder andere wirtschaftliche Gegenleistungen zählen. Selbst kleine Tombolas, Vereinsaktionen oder private Veranstaltungen können abhängig von Bundesland und Aufbau melde- oder genehmigungsrelevant sein. Sobald öffentliche Teilnahme, Einnahmen oder gewerbliche Ziele im Spiel sind, sollten Sie die zuständige Behörde oder fachkundige Beratung früh einbeziehen.
Teilnahmebedingungen schriftlich festhalten
- Teilnahmeberechtigung, Zeitraum und Teilnahmeweg festlegen.
- Kosten pro Los oder Hinweis auf kostenlose Teilnahme nennen.
- Anzahl möglicher Teilnahmen und verfügbare Gewinne aufführen.
- Ziehungsverfahren und Gültigkeit der Lose beschreiben.
- Regeln zu Anwesenheit, nicht abgeholten Gewinnen und Ausschluss bei Manipulation ergänzen.
- Kontaktdaten des Veranstalters so bereitstellen, dass die Bedingungen vor Kauf oder Registrierung leicht einsehbar sind.
Stellen Sie Preise, Teilnahmebedingungen und Gewinnübersichten am Stand gut sichtbar bereit – zum Beispiel mit Tischaufstellern aus Acryl.
Teilnehmerdaten auf das Nötigste begrenzen
- Erheben Sie nur Daten, die für Teilnahme, Benachrichtigung oder Versand wirklich erforderlich sind.
- Informieren Sie Teilnehmende nachvollziehbar über Zweck, Zugriff, Aufbewahrung und Löschung der Daten.
- Beschränken Sie den Zugriff intern auf die Personen, die die Tombola tatsächlich abwickeln.
- Behandeln Sie die Tombola-Teilnahme getrennt von einer Newsletter-Anmeldung; für Marketing-Follow-ups brauchen Sie eine eigene Einwilligung.
- Klären Sie vorab, ob Namen oder Fotos von Gewinnern veröffentlicht werden sollen und auf welcher Grundlage das zulässig ist.
